הצעת מחיר VS חשבונית VS קבלה: מה ההבדלים וכיצד להשתמש בכל אחד

"רגע, מה ההבדל בין חשבונית לקבלה?"

"אני צריך לתת הצעת מחיר או חשבונית?"

"האם אפשר לשלם לפי הצעת מחיר?"

אם שאלתם את עצמכם את השאלות האלה - אתם לא לבד.

58% מבעלי עסקים קטנים בישראל מתבלבלים בין שלושת המסמכים הבסיסיים האלה, מה שמוביל לבעיות משפטיות, חשבונאיות, ומיסוייות.

במדריך הזה נסביר בדיוק מה כל מסמך, מתי להשתמש בו, ומה חובה על פי חוק.

---

סיכום מהיר: מה ההבדלים?

| | הצעת מחיר | חשבונית | קבלה | |---|---|---|---| | מה זה? | הצעה לא מחייבת | דרישת תשלום | אישור תשלום | | מתי? | לפני העבודה | אחרי העבודה | אחרי התשלום | | מחייב? | ❌ לא | ✅ כן | ✅ כן | | מע"מ | אופציונלי | ✅ חובה | ✅ חובה | | חוקי? | לא | ✅ כן | ✅ כן |

בקיצור:

1. הצעת מחיר = "זה יעלה..."
2. חשבונית = "אתה חייב..."
3. קבלה = "קיבלתי..."

---

הצעת מחיר (Quote / Quotation)

מה זה הצעת מחיר?

הצעת מחיר היא מסמך לא מחייב שמפרט את העלות המשוערת של שירות או מוצר לפני ביצוע העבודה.

מאפיינים:

✅ לא מחייבת חוקית (אלא אם צוין אחרת) ✅ תקופת תוקף (למשל: 30 יום) ✅ ניתן לשינויים (עד לאישור) ✅ אין חובה לדווח למס

מתי משתמשים?

• 📋 לפני תחילת פרויקט
• 🛠️ כשהלקוח רוצה לדעת כמה זה יעלה
• 💰 לצורך השוואת מחירים
• 📊 כשהעלות תלויה בבחירות הלקוח

מה צריך לכלול בהצעת מחיר?

חובה:

• 📝 מספר הצעת מחיר (לעקיבות)
• 📅 תאריך הנפקה
• ⏰ תוקף ההצעה
• 👤 פרטי הלקוח
• 📄 פירוט השירותים/מוצרים
• 💵 מחירים מפורטים
• 💰 סכום סופי

מומלץ:

• 🏢 פרטי העסק (שם, ח.פ, כתובת)
• ✅ תנאי תשלום
• 📆 לוח זמנים
• ⚖️ תנאים והגבלות
• 📞 פרטי יצירת קשר

דוגמה להצעת מחיר:

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
        [לוגו החברה]
    שירותי שיפוצים מקצועיים
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

הצעת מחיר מס': HQ-2025-156
תאריך: 28.09.2025
תקף עד: 28.10.2025 (30 יום)

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
לכבוד:
מר דני כהן
טלפון: 050-1234567
כתובת: הרצל 45, תל אביב

פרויקט: שיפוץ משרד (80 מ"ר)
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

פירוט עבודות:

1. צביעה (80 מ"ר)
   80 × ₪45 = ₪3,600

2. תקרה אקוסטית (60 מ"ר)
   60 × ₪120 = ₪7,200

3. עבודות חשמל
   קומפלט = ₪5,000

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
סיכום:
סכום ביניים:     ₪15,800
מע"מ (17%):       ₪2,686
───────────────────────────
סה"כ מוערך:      ₪18,486
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

תנאי תשלום:
50% מקדמה | 50% בסיום

הערות:
* המחיר לא כולל פינוי פסולת
* תקף ל-30 יום מתאריך ההנפקה
* שינויים בהיקף יחייבו הצעה משלימה

לאישור:
📞 050-9876543
📧 info@example.com
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

---

חשבונית (Invoice)

מה זו חשבונית?

חשבונית היא מסמך חוקי שמהווה דרישת תשלום אחרי שהשירות בוצע או המוצר נמסר.

מאפיינים:

✅ מחייבת חוקית ✅ חובה על פי חוק (עוסק מורשה / חברה) ✅ חובה לדווח למס הכנסה ✅ כוללת מע"מ (17%)

מתי משתמשים?

• ✅ אחרי ביצוע העבודה
• ✅ לפני קבלת התשלום
• ✅ כדרישת תשלום רשמית
• ✅ לצורכי מיסוי והנהלת חשבונות

סוגי חשבוניות:

1. חשבונית רגילה

• לעסקים ועוסקים מורשים
• כוללת מע"מ

2. חשבונית עסקה

• ללקוחות פרטיים (לא עסקיים)
• מחוץ לספר החשבוניות

3. חשבונית מס / קבלה

• מחליפה קבלה
• "חשבונית מס קבלה" = דו"ח אחד לכל

מה חובה לכלול בחשבונית? (על פי חוק)

פרטים חובה:

• 🔢 מספר חשבונית רץ
• 📅 תאריך הנפקה
• 🏢 שם העסק + ח.פ / ע.מ
• 📍 כתובת העסק
• 👤 שם הלקוח + ת.ז / ח.פ
• 📄 תיאור השירות/מוצר
• 💵 מחיר לפני מע"מ
• 💰 סכום מע"מ (17%)
• 💵 סכום כולל לתשלום
• ✍️ חתימה (אם נדרש)

דוגמה לחשבונית:

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
חשבונית מס / קבלה
מספר: 2025/1234
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

ספק:
שירותי שיפוצים מקצועיים בע"מ
ח.פ: 514123456
כתובת: דרך בגין 5, תל אביב
טלפון: 03-1234567

לקוח:
מר דני כהן
ת.ז: 123456789
כתובת: הרצל 45, תל אביב

תאריך: 28.09.2025
תאריך ביצוע: 25.09.2025
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

פירוט:

תיאור                    כמות  מחיר    סה"כ
─────────────────────────────────────────
צביעת משרד (80 מ"ר)      80    ₪45    ₪3,600
תקרה אקוסטית (60 מ"ר)   60    ₪120   ₪7,200
עבודות חשמל              1     ₪5,000 ₪5,000

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
סיכום ביניים:           ₪15,800
מע"מ (17%):               ₪2,686
───────────────────────────────
סה"כ לתשלום:             ₪18,486
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

תנאי תשלום: 14 יום
מועד תשלום: עד 12.10.2025

העברה בנקאית:
בנק לאומי (10) | סניף 123 | חשבון 456789

נא לציין מספר חשבונית בתשלום
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

---

קבלה (Receipt)

מה זו קבלה?

קבלה היא אישור על קבלת תשלום.

מאפיינים:

✅ אישור שהכסף התקבל ✅ ניתנת רק אחרי תשלום ✅ חובה חוקית ✅ לא ניתן לבטל (רק לזכות)

מתי משתמשים?

• ✅ מיד אחרי קבלת תשלום
• ✅ כאישור ללקוח
• ✅ לרישום בספרים
• ✅ למעקב פיננסי

מה חובה לכלול בקבלה?

פרטים חובה:

• 🔢 מספר קבלה רץ
• 📅 תאריך קבלת התשלום
• 💵 סכום שהתקבל
• 💳 אופן התשלום (מזומן, העברה, אשראי)
• 🏢 פרטי העסק
• 👤 שם המשלם
• 📄 על מה התשלום (חשבונית מס'...)

דוגמה לקבלה:

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
           קבלה
      מספר: 2025/456
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

מאת:
שירותי שיפוצים מקצועיים בע"מ
ח.פ: 514123456
כתובת: דרך בגין 5, תל אביב

קיבלנו מ:
מר דני כהן
ת.ז: 123456789

תאריך: 12.10.2025
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

פירוט:
תשלום עבור חשבונית מס': 2025/1234

סכום:              ₪18,486
אופן תשלום:        העברה בנקאית
מס' אסמכתא:        7894561230

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
חתימה: ________________
תאריך: 12.10.2025
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

---

התהליך המלא: מהצעת מחיר לקבלה

השלבים לפי סדר:

1. 📋 הצעת מחיר
   "זה יעלה לך ₪18,486"
   ↓
   [לקוח מאשר]
   ↓

2. 🔨 ביצוע העבודה
   עובדים על הפרויקט
   ↓
   [עבודה הסתיימה]
   ↓

3. 📄 הנפקת חשבונית
   "אתה חייב לי ₪18,486"
   ↓
   [לקוח משלם]
   ↓

4. ✅ הנפקת קבלה
   "קיבלתי ממך ₪18,486"

דוגמה מהחיים:

01.09 - שלחתי הצעת מחיר ללקוח

• הצעה: ₪18,486
• תקף עד: 01.10

05.09 - לקוח אישר

• התחלנו לעבוד

25.09 - סיימנו העבודה

• הנפקתי חשבונית מס': 2025/1234
• לקוח צריך לשלם תוך 14 יום

12.10 - לקוח שילם

• קיבלתי ₪18,486
• הנפקתי קבלה מס': 2025/456

✅ הכל תקין!

---

שאלות נפוצות

1. האם אפשר לשלם לפי הצעת מחיר?

תשובה: לא מומלץ.

הצעת מחיר היא הצעה בלבד. אחרי ביצוע העבודה, חובה להנפיק חשבונית חוקית (אם אתם עוסק מורשה).

הנכון:

1. שולחים הצעת מחיר
2. מבצעים עבודה
3. מנפיקים חשבונית
4. מקבלים תשלום
5. מנפיקים קבלה

---

2. מה ההבדל בין חשבונית לחשבונית מס?

תשובה:

• חשבונית רגילה = דרישת תשלום
• חשבונית מס = חשבונית + אישור מס הכנסה
• חשבונית מס/קבלה = משלב חשבונית וקבלה (ניתנת אחרי תשלום)

אם אתם עוסק מורשה - אתם מנפיקים חשבונית מס.

---

3. האם חובה לתת קבלה?

תשובה: כן!

על פי חוק, כל עסק חייב לתת קבלה על כל תשלום שמתקבל - גם במזומן, גם בהעברה.

קנס על אי מתן קבלה: עד ₪15,300!

---

4. מה עושים אם הלקוח לא משלם לפי החשבונית?

תשובה:

שלב 1: תזכורת ידידותית (יום אחד אחרי המועד)

"היי דני, שמתי לב שהחשבונית עדיין לא שולמה.
כנראה פספסת - אשמח אם תסדיר 😊"

שלב 2: תזכורת רשמית (שבוע אחרי)

"לתשומת ליבך: חשבונית 2025/1234 טרם שולמה.
אנא סדר תוך 3 ימים."

שלב 3: איום משפטי (שבועיים אחרי)

"ללא תשלום תוך 7 ימים, נאלץ לפנות לגבייה משפטית."

שלב 4: פעולה משפטית

• הגשת תביעה בביהמ"ש קטנות (עד ₪36,500)
• שכירת עו"ד (מעל ₪36,500)

---

5. האם הצעת מחיר מחייבת?

תשובה: תלוי.

ברירת מחדל: לא מחייבת.

מחייבת אם:

• יש סעיף "הצעה מחייבת"
• הלקוח חתם על "אישור הצעה"
• ניתן מקדמה

עצה: תמיד ציינו:

"הצעה זו אינה מחייבת עד לאישור רשמי
ומתן חשבונית"

---

כלים לניהול מסמכים

אופציה 1: ידני (Word + Excel)

יתרונות:

• ✅ חינמי
• ✅ שליטה מלאה

חסרונות:

• ❌ זמן רב
• ❌ קל לטעות
• ❌ אין אוטומציה
• ❌ קשה לעקוב

---

אופציה 2: תוכנות הנהלת חשבונות

דוגמאות:

• Priority
• חשבשבת
• מערכות ERP

יתרונות:

• ✅ מקצועי
• ✅ משולב עם הנהח"ש

חסרונות:

• ❌ יקר (₪150-500/חודש)
• ❌ מסובך
• ❌ דורש רו"ח

---

אופציה 3: HitQuote - פשוט וחכם

מה זה עושה:

• ✅ הצעת מחיר מקצועית ב-2 דקות
• ✅ המרה אוטומטית להצעה → חשבונית
• ✅ מעקב אחרי תשלומים
• ✅ תזכורות אוטומטיות
• ✅ דוחות מוכנים לרו"ח

דוגמה:

1. יוצרים הצעת מחיר
2. לוחצים "המר לחשבונית"
3. הכל מועתק אוטומטית
4. מקבלים תשלום
5. מסמנים "שולם" - קבלה נוצרת

מחיר: מ-₪49/חודש

---

טעויות נפוצות

❌ טעות #1: לא להנפיק חשבונית

הבעיה:

לקוח: "אני לא צריך חשבונית, תן לי הנחה"
אתם: "בסדר!"

למה זה רע:

• עבירה פלילית
• קנס כבד (10%-200% מסכום העסקה)
• בעיות במס הכנסה

הפתרון: אם אתם עוסק מורשה - חובה להנפיק חשבונית.

---

❌ טעות #2: לשלם לפי הצעת מחיר

הבעיה:

הצעה: ₪10,000
[לקוח משלם]
אין חשבונית = אין תיעוד חוקי

הפתרון: תמיד הנפיקו חשבונית אחרי ביצוע העבודה.

---

❌ טעות #3: לא לתת קבלה

הבעיה: לקוח שילם, לא קיבל קבלה. אחרי 3 חודשים: "לא שילמתי!"

הפתרון: תמיד תנו קבלה - גם אם הלקוח לא מבקש.

---

סיכום: צ'קליסט מהיר

✅ לפני העבודה:

• [ ] שלחתי הצעת מחיר
• [ ] הצעה כוללת תוקף
• [ ] לקוח אישר

✅ אחרי העבודה:

• [ ] הנפקתי חשבונית
• [ ] חשבונית כוללת מע"מ
• [ ] שלחתי ללקוח

✅ אחרי תשלום:

• [ ] הנפקתי קבלה
• [ ] רשמתי בספרים
• [ ] שמרתי העתק

---

חוקים חשובים לזכור

📜 חוק מס ערך מוסף (מע"מ):

• עוסק מורשה חייב להנפיק חשבונית עם מע"מ
• לא ניתן לבטל חשבונית (רק לזכות)

📜 חוק עסקאות גופים ציבוריים:

• חברות חייבות בחשבונית
• אסור לקבל תשלום בלי חשבונית

📜 חוק הגנת הצרכן:

• חובה לתת קבלה על כל תשלום
• קנס: עד ₪15,300

---

שאלות נפוצות

זכרו: מסמכים נכונים = עסק חוקי ומקצועי!

בהצלחה! 📄